Оглавление
​
​-Как рассчитать загрузку ветеринарной клиники и специалистов
​
​-Как посчитать загрузку ветеринарной клиники
​
​- Как собрать оптимальный план по загрузке ветеринарной клиники
​​​
​- Пять способов увеличить загрузку клиники и врачей
​
​- Как привлекать пациентов в клинику, чтобы загрузка была в норме
​
​- Как увеличить загрузку клиники: в двух словах
​​​
- Поможем увеличить загрузку клиники

Шаг 2. Опросить врачей
​
Цель опроса врачей — понять, сколько пациентов они могут принимать без ущерба для качества обслуживания, и на основе этого принять соответствующие решения. Например ↓

- Если врач хочет принимать больше пациентов для увеличения дохода, можно увеличить количество записей.

- Если врач работает в нескольких клиниках, предложите удобные часы, в которые он сможет принимать пациентов.

- Если врач только начал работать, назначьте ему меньше пациентов, чтобы избежать перегрузки новичка.

Пять способов увеличить загрузку клиники и врачей​

Шаг 1. Проанализировать записи на прием
​
Клиника должна понимать, с каким количеством пациентов и врачей она работает, а также какие очереди возникают. Для этого необходимо анализировать данные из CRM-системы о количестве записей к каждому ветеринару:
​
- Если записей к одному врачу слишком много, стоит рассмотреть возможность найма дополнительного специалиста для удовлетворения спроса или добавления в расписание окон для перерывов.

- Если записей недостаточно, клиника может сосредоточиться на маркетинговых стратегиях, например, запуске акций, чтобы заполнить свободные окна в расписании.

Шаг 4. Оптимизировать расписание
​
Для оптимизации расписания необходимо проанализировать время работы ветеринарных врачей и определить пиковые часы посещаемости. Затем нагрузку распределяют равномерно, чтобы избежать перегрузок, очередей и простоев, а также поддерживать высокое качество обслуживания.

Шаг 5. Отслеживать выполнение плана и вносить корректировки
​
На данном этапе важно регулярно проверять, как выполняется план по загрузке. Необходимо оценивать, есть ли у ветеринаров недогрузки или перегрузки, и своевременно корректировать расписание для исправления ситуации.

Например, отслеживайте динамику загрузки как отдельного врача, так и всей клиники ↓

↑ В феврале врач перевыполнил план по загрузке, однако в марте, апреле и мае показатели оказались ниже запланированных. Необходимо разобраться в причинах этого снижения.

Если показатель загрузки снизился, его можно увеличить следующими способами:

- Установить план для главного врача

- Контролировать время врача на пациента

- Установить план для администраторов

- Ввести должность куратора лечения

- Использовать CRM-системы

Шаг 3. Собрать статистику
​
Сбор статистики за прошлые периоды позволяет определить среднюю загрузку клиники и предсказать будущий спрос. Это помогает планировать загрузку на основе проверенных данных. Анализируют, сколько пациентов приходят в разные дни и периоды года.

Для сбора статистики используют финансовую модель бизнеса. Она помогает оценить воронки продаж, учитывать сезонные колебания и моделировать различные сценарии. Например, как изменится загрузка клиники при открытии нового направления или найме дополнительных врачей.

Скачать бесплатный шаблон финансовой модели можно здесь ↓

Как посчитать загрузку ветеринарной клиники
​
Загрузку ветеринарной клиники считают по формуле ↓
​
Загрузка клиники = Часы приема за месяц по факту / (Количество кабинетов * Рабочие часы за день * Количество рабочих дней) * 100%
​
Посчитаем для примера загрузку выдуманной клиники:
​
- Часы приема за месяц, факт — 500 часов
​
- Количество кабинетов — 5
​
- Рабочие часы за день — 8 часов
​
- Количество рабочих дней за месяц — 24 дня
​
- Загрузка клиники = 500 / (5 * 8 * 24) * 100% = 52,1%
​
↑ Часы приема за месяц можно взять из систем управления, где клиника ведет учет пациентов, фиксирует запись и время приема. Обычно клиники используют программы типа Енот 1С, Ветменеджер, и так далее.
​
Загрузка пациентов может варьироваться в зависимости от местоположения клиники, доли на рынке, списка услуг и других факторов.
​
В среднем, идеальный показатель загрузки клиники — 80%.
​
Иногда загрузка клиники составляет, например, 40%. Это не всегда повод для беспокойства, если клиника:

- предоставляет услуги с высокой стоимостью и хорошим средним чеком;
- стабильно генерирует чистую прибыль и покрывает расходы;
- собственник доволен и стабильно получает дивиденды.

↑ Однако, если у клиники возникают проблемы с одним из этих пунктов, стоит обратить внимание на улучшение показателя загрузки.

Как посчитать загрузку ветеринарных врачей
​
Загрузка врача — это разница между реальной загруженностью врача в часах и максимально возможной. Этот показатель помогает оценить эффективность работы как отдельного врача, так и всех специалистов клиники:

Загрузка одного врача. В этом случае оценивается занятость врача в рабочее время. Например, если врач получает зарплату за 160 часов, его 100-процентная загрузка — 160 часов. Но если он фактически принимает пациентов только 80 часов, оставшееся время тратя на личные дела, то загрузка врача составляет 50%. Допустим прием в вашей клиники длится 45 минут. На практике мы применяем формулу: 45 минут * на количество примов / 60 минут (1 час) = рабочие загруженные часы врача.
 
Загрузка всех врачей клиники. Здесь суммируется загруженность всех врачей по графику и сравнивается с общей загрузкой клиники. Например, если врачи запланировали на январь 880 часов работы, но отработали только 440 часов, то загрузка врачей за январь составляет 50%.

Пример таблицы учета загрузки клиники ↓

↑ Суммируя загрузку всех врачей, можно определить общую загрузку клиники и сравнить её с запланированными показателями.

На практике загрузка может отклоняться от плановой по нескольким причинам:

- Нехватка кадров — клинике не хватает специалистов для работы с полной загрузкой.
​
- Проблемы с записью — администраторы не записали пациентов, или пациенты пропустили, отменили прием, или им не напомнили о визите.
​
- Завышенное время приема — врачи выделяют больше времени на приемы, чем это необходимо, чтобы уделить больше времени личным делам. Например, чтобы пообедать или отдохнуть.

Оптимальный план по загрузке клиники необходим для реалистичной оценки возможностей клиники и избегания недостижимых целей. Для этого ветеринарные центры анализируют записи на прием, проводят опросы среди врачей, собирают статистические данные, оптимизируют расписание, а также следят за выполнением плана и вносят в него необходимые корректировки.

Способ 1. Установить план для главного врача
​
Увеличить загрузку клиники можно через главного врача, который, благодаря своему опыту и пониманию процессов, способен оценить ситуацию в клинике целостно. Он может проанализировать причины низкой или высокой нагрузки и своевременно вносить необходимые корректировки.

- Обычно главному врачу ставят задачу по увеличению загрузки через мотивацию:

- Привязывают показатель загрузки к его заработной плате.
​
- Устанавливают премию за выполнение плана.

Способ 2. Контролировать время врача на пациента
​
Контроль времени, затрачиваемого врачом на каждого пациента, важен для предотвращения провалов в расписании приема. В этом направлении обычно применяют мотивацию врачей и устанавливают им KPI:

- Мотивация снижается, если врач превышает отведенное время на прием.
​
- Мотивация увеличивается, если врач работает с большей загрузкой и укладывается в отведенное время.
​
Однако здесь важно действовать с осторожностью! Норма в 10 минут на прием пациента не является приемлемой. В ветеринарной практике качество услуг должно быть на первом месте.

Способ 3. Установить план для администраторов
​
Администраторы клиники играют ключевую роль в обеспечении загрузки врачей и клиники, так как они занимаются обзвоном клиентов, подтверждением записей и консультациями на ресепшене. Для повышения их эффективности бизнесу стоит:

- Обучать администраторов навыкам продаж и скриптам общения.

- Разделять администраторов по зонам ответственности. Если один лучше справляется с обзвоном, а другой более эффективен в живом консультировании, распределение задач должно учитывать их сильные стороны для повышения конверсии.

- Поставить задачу по фиксации количества звонков, переписок и посещений пациентов. Например, заполнять таблицу в конце рабочего дня с указанием, сколько пациентов обзвонили, сколько пришло, а сколько — нет. Это поможет следить за конверсиями в посещения, влияющими на загрузку. Или автоматизировать с помощью CRM систем.

- Устанавливать планы по конверсиям — какой процент подтвердил запись, сколько пришли на прием к врачу, сколько на повторные приемы и так далее. Это мотивирует администраторов увеличивать количество посещений. В конце месяца сравнивают конверсии администраторов, чтобы выявлять пробелы и улучшать коммуникацию с пациентами.

- Ставить план по посещениям, включая первичные. Для этого опять же используют мотивационные системы.

Способ 4. Ввести должность куратора лечения
​
Куратор лечения — это менеджер, который разрабатывает для клиента план лечения и предлагает комплексный пакет услуг. Он также помогает пациентам записываться к врачам и напоминает о предстоящих приемах.

Куратор облегчает жизнь клиентам, избавляя их от необходимости помнить о графике визитов, и одновременно способствует увеличению загрузки клиники и среднего чека.

Способ 5. Использовать CRM-системы
​
CRM-системы помогают ветеринарным клиникам отслеживать ключевые показатели, влияющие на их загрузку:

- Время приема.
​
- График работы врача и его реальная загрузка.
​
- Количество взаимодействий с пациентом — переписки, звонки и обзвоны.
​
- Конверсии в прием и прочие метрики.
​
↑ Отслеживая эти показатели, владелец клиники может оперативно выявлять снижение загрузки и принимать своевременные меры для ее увеличения.

Для поддержания нормальной загрузки клиники важно привлекать новых и постоянных пациентов. Это можно делать через проведение бесплатных осмотров, акций, сотрудничество с рекламными агентствами и привлечение врачей с собственной клиентской базой.

Способ 1. Проводить бесплатные осмотры
Организуйте дни открытых дверей, где гости смогут пройти бесплатные осмотры у специалистов. Это позволит собрать контакты потенциальных клиентов и пригласить их на полноценный прием в клинику.

Способ 2. Проводить акции
Предлагайте скидки на первое посещение, создавайте выгодные пакеты услуг и запускайте акции для членов одной семьи. Это поможет привлечь новых клиентов и стимулировать их возвращаться, избегая перехода в другие клиники.

Способ 3. Обратиться в рекламное агентство
Профессионалы помогут разработать уникальный фирменный стиль, запустить таргетированную рекламу и повысить узнаваемость клиники. Также они могут обновить сайт и улучшить его позиции в поисковой выдаче.

Способ 4. Привлечь на работу врача с базой клиентов
Врачи, переходящие на работу в другую клинику, часто приводят с собой своих пациентов. Наняв такого врача, клиника может существенно увеличить количество новых клиентов.

- Загрузка клиники отражает количество пациентов, посещающих приемы, и рассчитывается от максимально возможного числа пациентов, которых клиника может обслужить.

- Для разработки оптимального плана по нагрузке клиники анализируют записи на прием, опрашивают врачей, собирают статистику, оптимизируют расписание и следят за выполнением планов.

- Для увеличения загрузки клиники ставят цели главному врачу и администраторам, контролируют время приема на пациента, вводят должность куратора лечения и используют CRM-системы.

- Привлечение пациентов можно осуществить через проведение бесплатных осмотров, запуск акций, сотрудничество с рекламными агентствами и привлечение врачей с собственной клиентской базой.

Наши финансовые директора помогут вам точно рассчитать чистую прибыль клиники и создать эффективную систему фондов и счетов, включая резервный фонд. Мы также поможем определить приоритетные цели клиники, рассчитать дивиденды и избежать избыточных накоплений.

У нас есть успешный опыт в следующих областях:

- За 3 месяца собственик вышел из операционки, нанял менеджера и увеличил чистую прибыль клиники;
​
- Разобрали закупки товара, сократили расходы на 300 000 ₽ в месяц;
​
- Вылечили финансы ветеринарной клиники: отчеты планирование и дивиденды
​
Мы наводим порядок в финансах, настраиваем управленческий учет, способствуем увеличению прибыли и помогаем избежать кассовых разрывов.

Вы также можете начать сотрудничество с нами: город и даже страна не имеют значения. Мы работаем онлайн, поэтому можем поддерживать бизнес из любых городов России, СНГ и Европы.

Чтобы узнать больше о работе финансового директора, присоединяйтесь к нашей онлайн-консультации ↓