Шаг 1. Выбираем подходящий момент для проведения инвентаризации

Обычно инвентаризацию проводят раз в год для подготовки бухгалтерской отчетности. Однако бывают и другие причины: смена ответственного за материальные ценности, подозрение на недостачу или происшествия на складе. Частая инвентаризация, например, каждый месяц, помогает контролировать запасы и эффективность сотрудников.

Важно выбрать время, когда клиника менее загружена, чтобы уделить внимание качественной проверке запасов. В некоторых случаях инвентаризацию можно провести в выходные или в ночное время.

Шаг 2. Назначить инвентаризаторов

Определите, кто из сотрудников будет заниматься инвентаризацией. Хорошо, если это будут люди, которые хорошо ориентируются в запасах клиники. Один сотрудник может быть назначен ответственным за процесс, контролируя и помогая остальным. При необходимости можно привлечь сторонних специалистов.

Шаг 3. Издать приказ об инвентаризации

После выбора даты и команды, необходимо составить приказ о проведении инвентаризации. В нем указывается дата, причина и ответственные лица. Это поможет избежать недопонимания среди сотрудников.

Шаг 4. Подготовить место для инвентаризации

Определите, где будет проходить инвентаризация — на складе, в кабинете или в другом помещении. Наведите порядок: рассортируйте медикаменты, расходные материалы и оборудование, чтобы облегчить пересчет.

Шаг 5. Обеспечить все необходимое

Подготовьте необходимое оборудование: весы для взвешивания, стремянки, сканеры для штрих-кодов. Если нет возможности использовать профессиональное оборудование, можно воспользоваться смартфонами для сканирования.

Шаг 6. Доделать незавершенные дела

Завершите все незавершенные процессы, например, учтите поступившие заказы, чтобы точнее представить картину запасов.

Шаг 7. Подготовить информацию по остаткам

Составьте начальную ведомость остатков из системы учета. Это будет основой для сравнения результатов инвентаризации.

Шаг 8. Пересчитать запасы

Переходите к инвентаризации: считайте, взвешивайте и записывайте данные. Делите работу на зоны, чтобы сотрудники могли работать эффективнее.

Шаг 9. Оценка состояния запасов

Проверьте состояние медикаментов и материалов. Если что-то скоро просрочится или повреждено, рассмотрите возможность уценки или списания.

Шаг 10. Сравнить реальность с учетом

Сверьте фактические данные с учетными. Выявите излишки, недостачи и пересортицу. Все расхождения должны быть задокументированы и объяснены.
​

Проведя инвентаризацию, вы получите четкое представление о состоянии запасов и сможете принять управленческие решения для более эффективного управления клиникой. До новых встреч!

― Я свою клинику знаю, как свои пять пальцев, зачем мне эта возня с инвентаризацией? Да ну ее.

Зря. Инвентаризация — полезная и необходимая вещь: она позволяет точно знать, какие медикаменты и расходные материалы у вас есть, сколько средств заморожено в запасах, а также понять, что используется активно, а что залеживается. Это помогает вовремя выявить просроченные препараты и убедиться в честности сотрудников.

В этой статье мы пошагово разберемся, как провести инвентаризацию в ветеринарной клинике, чтобы все прошло гладко. Будет десять шагов.